Online afspraken

Met de module Online Afspraken kunnen jouw klanten afspraken maken via je eigen website, de gemaakte afspraken komen automatisch in de planning.

• Algemene instellingen
• Werkzaamheden keuze mogelijkheden
• Dagen blokkeren
• Gemaakte afspraak afhandelen in Autoflex
• Multi-vestiging ondersteuning
  • Meerdere vestigingen configureren
  • Vestigingskeuze voor klanten
  • Standaard vestiging instellen- Hoe werkt het technisch?
    • Voorbeeld configuratie voor meerdere vestigingen
    • Belangrijke parameters
  • Gedrag van de standaard vestiging
  • Voor de webbouwer
    • Stap 1: Token per vestiging opvragen
    • Stap 2: Widget code aanpassen
    • Stap 3: Volgorde bepalen
  • Wat gebeurt er in Autoflex?
    • Afspraken ontvangen
    • Afspraken afhandelen
  • Voordelen voor jouw bedrijf
  • Technische opmerkingen

Algemene instellingen

Instellingen
Onder instellingen, vind je onder tabblad ‘planning’ verschillende instellingen voor de online planning Bovenstaande instellingen zorgen dat bij de kleuren correct worden ingevuld op de website. Waardes zijn zelf aan te passen en afhankelijk van het aantal monteurs en beschikbare aantal uren.
Veldnaam	Functie
Email	email adres Mail adres in waarop je de gemaakte afspraken wilt ontvangen
Komende ... Werkdagen geblokkeerd (grijs)	aantal dagen Hier kun je aangeven hoeveel komende dagen je wilt blokkeren in de planning. Dit kun je zien als een buffer. Vul hier 0 in als je geen komende dagen wil blokkeren
Dag vrijgeven indien minimaal … uren beschikbaar (groen)	aantal uren Vul hier het minimum aantal uur in waarop je wilt dat de dag beschikbaar is in de online planning. Bijv. als je hier 4 invult is de dag in de online planning geblokkeerd als er minder dan 4 uur beschikbaar is om te plannen. Dit kun je zien als een buffer.
Redelijk vol bij … Uren beschikbaar (oranje)	aantal uren Tot en met het aantal ingestelde uren wordt deze dag oranje aangegeven, tenzij de dag bijna vol is, en kan de klant deze dag kiezen
Bijna vol bij … Uren beschikbaar (rood)	aantal uren Minmaal aantal uren beschikbaar voor de kleur oranje
Op zaterdag niet open	checkbox (zoals ingesteld onder tab Algemeen) Zet hier een vinkje als je wilt dat zaterdag standaard niet zichtbaar is in de online planning
Op zondag niet open	checkbox (zoals ingesteld onder tab Algemeen) Zet hier een vinkje als je wilt dat zondag standaard niet zichtbaar is in de online planning
Eerste stap	tekst Hier kan je de online planning een titelnaam geven
Laatste stap, tekst	tekst Tekst die getoond wordt bij het afronden van de afspraak
Voettekst	tekst Voer hier een tekst in tbv. bijv. AVG: 'Met het versturen van deze aanvraag gaat u akkoord dat wij de door u opgegeven gegevens opslaan en verwerken.'
Resultaat op de website
Begin en eindtijden tabel
Overzicht van begin en eindtijden voor de online afspraken Hier kan je het vinkje aan en uitzetten om andere tijden dan de werktijden te gebruiken voor de online afspraken Als het vinkje voor een dag aan staat kan je een begin en een eindtijd instellen.

Werkzaamheden keuze mogelijkheden

Voorbeeld van de wizard
Hier kun je vooraf ingestelde werkzaamheden opgeven zodat een klant van te voren kan aangeven waarvoor die komt.

Het toevoegen, aanpassen of verwijderen van de keuzemogelijkheden gaat als volgt:

Klik rechts bovenin op je profiel icoon en ga naar Instellingen.
Klik op Recepturen.
Nu zie je de lijst met recepturen.
Hierin kan je een nieuwe receptuur maken of een bestaande aanpassen.

Wanneer je wil dat een receptuur als werkzaamheid wordt getoond dan moet het vinkje aanstaan bij Toon in online afspraken.

3. Klik vervolgens op

   

   om de keuzemogelijkheid op te slaan.
4. In het overzicht van recepturen kun je duidelijk zien welke op de website zichtbaar zijn.

Dagen blokkeren

Welke dag nog beschikbaar is om een afspraak te maken bepaalt u zelf aan de hand van de planning.
klik met de linker muisknop op ‘beschikbaar’ bij de dag die je wilt blokkeren in de planning. Klik vervolgens op ‘dag blokkeren voor online afspraken’.

Op dezelfde manier kan je ook een dag weer deblokkeren.

De huidige dag staat altijd ‘geblokkeerd’ bij de online afspraken planning zodat klanten niet op het laatste moment nog afspraken kunnen inplannen.

Gemaakte afspraak afhandelen in Autoflex

Zodra klanten online een afspraak hebben ingepland is deze zichtbaar in de planning van Autoflex.
De afspraak kan je koppelen aan een monteur en inplannen door de afspraak te slepen naar 1 van de monteurs.

Zodra je op een gemaakte afspraak klikt komt het volgende scherm naar voren:

In dit scherm kun je aangeven bij welke relatie de gemaakte afspraak hoort.
Als het een niet bestaande relatie is, kan je door middel van

Zodra je de afspraak hebt gesleept naar een monteur, opent het werkorder scherm met de betreffende afspraak. Hier moet je de afspraak nog wel opslaan zodat deze definitief in de planning komt.

Multi-vestiging ondersteuning

Meerdere vestigingen configureren

Je kunt nu een lijst van vestigingen meegeven aan de Online Afspraken widget in plaats van één enkele token. Elke vestiging krijgt:

• Een weergavenaam - de naam die klanten zien (bijvoorbeeld "Vestiging Amersfoort")
• Een unieke token - de authenticatiecode voor die specifieke vestiging

Vestigingskeuze voor klanten

Wanneer je meerdere vestigingen configureert, verschijnt er automatisch een keuzemenu in de online planning. Hier kunnen klanten de gewenste vestiging selecteren voordat ze een afspraak inplannen.

Standaard vestiging instellen

Met de nieuwe defaultToken parameter kun je aangeven welke vestiging standaard moet worden geselecteerd wanneer klanten de online planning openen.

Hoe werkt het technisch?

Voorbeeld configuratie voor meerdere vestigingen

In plaats van de oude configuratie met één token:

html

<oa-widget settings='{ 
  "token": "ABC123..." 
}'>
</oa-widget>

Gebruik je nu deze nieuwe structuur:

html

<oa-widget settings='{ 
  "token": [
    {"displayName": "Vestiging Amersfoort", "token": "032A05AB-5ACA-487E-AFB4-B5C1265B4015"},
    {"displayName": "Vestiging Bunschoten", "token": "C8C2EF8C-9EE3-4A2A-8E2B-D9872A9FF1AB"},
    {"displayName": "Vestiging Hoogland", "token": "90B6E76E-8008-457D-B1B5-4AE2E8B2AF71"}
  ],
  "defaultToken": "C8C2EF8C-9EE3-4A2A-8E2B-D9872A9FF1AB",
  "calendarStartDay": "1",
  "sendMail": true,
  "showMailResponse": true,
  "APILocation": "work"
}'>
</oa-widget>

Belangrijke parameters

ParameterFunctietokenEen array met objecten, elk met displayName en tokendisplayNameDe naam van de vestiging zoals klanten deze zientokenDe authenticatiecode van de specifieke vestiging (te vinden in Instellingen > Online afspraken)defaultTokenDe token van de vestiging die standaard geselecteerd is (optioneel)

Gedrag van de standaard vestiging

Zonder defaultToken parameter:

• De eerste vestiging in de lijst wordt standaard geselecteerd

Met defaultToken parameter:

• De opgegeven vestiging wordt standaard geselecteerd
• Dit kan een andere vestiging zijn dan de eerste in de lijst

Voor de webbouwer

Stap 1: Token per vestiging opvragen

Voor elke vestiging moet je de unieke token ophalen uit Autoflex:

1. Log in op Autoflex EVO
2. Ga naar Instellingen (via profiel icoon rechtsboven)
3. Klik op het tabblad Planning
4. Scroll naar de sectie met Online Afspraken instellingen
5. Kopieer de token voor de betreffende vestiging

Herhaal dit proces voor alle vestigingen die je wilt aanbieden.

Stap 2: Widget code aanpassen

Vervang de bestaande widget code op de website met de nieuwe multi-vestiging configuratie volgens het voorbeeld hierboven.

Stap 3: Volgorde bepalen

• De volgorde waarin je de vestigingen in de array plaatst, bepaalt de volgorde in het keuzemenu
• Plaats de meest gebruikte vestiging als eerste, tenzij je een specifieke defaultToken instelt

Wat gebeurt er in Autoflex?

Afspraken ontvangen

Gemaakte afspraken komen automatisch binnen in de planning van de geselecteerde vestiging.

Afspraken afhandelen

Het afhandelen van afspraken werkt hetzelfde als voorheen:

1. Open de Planning in Autoflex EVO
2. Zorg dat je de juiste vestiging hebt geselecteerd
3. De online afspraak is zichtbaar als los item in de planning
4. Sleep de afspraak naar een monteur om deze in te plannen
5. Koppel de afspraak aan een relatie en sla op

Voordelen voor jouw bedrijf

• Eén website, meerdere vestigingen - Klanten hoeven niet te zoeken naar de juiste pagina
• Overzichtelijk - Duidelijke keuze tussen vestigingen voorkomt fouten
• Flexibel - Eenvoudig vestigingen toevoegen of verwijderen
• Gebruiksvriendelijk - Klanten zien direct welke vestigingen beschikbaar zijn

Technische opmerkingen

• De standaard instellingen voor planning (zoals kleuren, geblokkeerde dagen, openingstijden) worden per vestiging beheerd in Autoflex
• Elke vestiging kan eigen werkzaamheden (recepturen) hebben die zichtbaar zijn in de online planning
• Het blokkeren van dagen gebeurt per vestiging in de planning van Autoflex